#Fallstudie – Verksamhetsstyrning: Digitalisering och pragmatisk tänk gav bättre kontroll och likviditet .

Företagets (inom bygg & entreprenad) ägare berättade hur mycket han arbetade. På dagarna hade han fullt upp med att prata med kunder, ge medarbetarna uppdrag, ha löpande kontakt om vad som skulle göras och besöka arbetsplatserna där medarbetarna var på uppdrag, det blev många turer till arbetsplatserna. De kvällar han inte arbetade sent på kontoret, arbetade han ofta sent hemma i bostaden. Dvs, han ARBETADE ALLTID och han kände att något måste göras/förändras, men vad? 

Vi bestämde möte hemma i kundens bostad. 

Matsalsbordet var täckt av mappar i A4 format, mapparna var i sin tur täckta av Post-It lappar. Detta var en del av kvällsarbetet på hemmaplan. Det vi såg framför oss var företagets projektmappar för avslutade uppdrag, företaget låg ständigt ca 3 månader efter i sin fakturering vilket påverkade likviditeten negativt. Post-It lapparna var tidsrapportering och i bästa fall var där även noteringar om materialåtgång. Efter ett par kontrollfrågor och lite diskussioner var vi överens om att en gemensam heldag på fältet var en nödvändig del av analysarbetet.

Lyssna, notera och summera

Penna, kollegieblock och öron var bästa vapnet denna heldag. Kundens telefon gick varm, det var som han tidigare hade beskrivit – samtal med kunder och medarbetare om vartannat. När dagen tog slut hade vi hunnit med mer än en handfull olika arbetsplatser och blocket var fullt av noteringar.

Summerat:

• Projekt- och aktivitetsinformation kommunicerades i huvudsak via telefon – ofta med upprepande informationsgivning

• Tidsrapportering via Post-It, en gång i månaden –minnet sviker och timmar försvinner, de som blir kvar blir godtyckligt fördelade

• Materialåtgång bristfälligt rapporterat -innebär att materialinköp behöver spåras bakåt i tiden och matchas mot projekt tidsmässigt men blir godtyckligt fördelade

• Maskiner/utrustning utspridda på olika orter utan loggbok – ingen visste med säkerhet var saker och ting var vilket i sin tur innebar att det lades mycket tid och mil på att hitta utrustningen

• Kontor mitt i stan (problem med parkeringar och trånga lokaliteter) vilket gjorde att hela teamet sällan eller aldrig hade gemensamma möten/samlingstillfällen

Kravställning

Kortfattat, det behövdes

• skapas arbetsprocesser och ett mer automatiserat informationsflöde

• göras en inventering av maskiner/utrustning och skapa en ”uppställningsplats”

• en samlingsplats för medarbetare

• kortare faktureringsrutiner 

Omedelbart kom vi fram till att vi behövde en ”digitalisera” delar av verksamheten. I arbetet med att kartlägga verksamhetens affärsmodell fick vi fram en kravställning.

Lösningen skulle:

• integreras med deras befintliga affärssystem

• innehålla planeringsverktyg

• tillgängliggöra all projektinformation oavsett var medarbetarna befann sig

• ge möjlighet att tid- och materialrapportera i realtid

Lösning och resultat

En uppenbar del av lösningen var att flytta kontoret från centrala Malmö till en industriby där det fanns både större kontor, lokaler för möten, omklädning samt förråd och uppställningsplats. På så sätt fick medarbetarna ett ”arbetshem”, dvs en plats där de kunde samlas, ha gemensamma informationsmöten, byta om etc. En viktig del i att skapa teamkänsla. En enkel men mer långsiktig åtgärd.

Den digitala lösningen var mer svår att identifiera men efter en hel del research hittade vi en lösning som motsvarade kravställningen, Mobigo.  En lösning som hjälper bygg-, service- och installationsföretag med personal på fältet att bli effektiva genom att använda mobiltelefonerna för rapportering av arbetsorder, tidrapporter, protokoll etc.

Genom att digitalisera pappershanteringen, tidrapporteringen och dokumenthanteringen ända ut till medarbetarna på fältet skapades en optimal effektivitet, kontroll och spårbarhet. Försvunna timmar och material hamnade nu på rätt uppdrag och fakturering kunde ske omedelbart.

Enligt Mobigo själv är dessa de 5 vanligaste problemen som löses, vilket vi kunde intyga då de låg i linje med våra problem och vi tickade av samtliga punkter.

• Minska pappershanteringen
  Administrativa uppgifter kan hållas till ett minimum genom att sköta all hantering av arbetsorder, tidrapporter, protokoll och checklistor mm digitalt.

• Eliminera onödigt dubbelarbete
  Genom digital hantering ända ut i fält försvinner allt onödigt dubbelarbete med att skriva samma uppgifter flera gånger, stansning av arbetsorder, tidrapportering etc. I många fall kan rapporteringen dessutom förvandlas till debiterbar tid när de utförs på plats hos kund.

• Öka kassaflödet
  Minska tiden från felrapport till kundfaktura.

• Öka informationstillgången
  Tillgång till AO-status, objektregister, prislistor, ritningar, dokument, historik etc - överallt och när som helst. Minska telefontider, onödiga körningar och missade uppgifter på återrapporterna.

• Ökad kontroll
  Genom att ha all verksamhetsinformation samlat på ett ställe där man får en överblick över situationen, riskerar man inte överraskningar och slipper vara utelämnad till nyckelpersoner.

Flytten till nya lokaler genomfördes 1 år senare och gjorde verksamheten än mer effektiv- uppskattat av alla.

Nyfiken på att veta mer?

Ovan är kort och förenklat berättat. Är du nyfiken på hur vi kan hitta era förbättringspotentialer och genom insatser öka er konkurrenskraft. Då är du välkommen att höra av dig. 

Peter Imhäuser
Tel +46 708 728527
peter@imcom.se